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关于做好2019年档案材料归档工作的通知
日期: 2020-4-16,来源:党委办公室、校长办公室,编辑:两办,编审:宣传部,阅读量:3020


各部门、各单位:

为做好学校2019年归档工作,确保各项工作形成的各类档案及时、完整归档,现将相关事宜通知如下:

一、归档要求

(一)各部门、单位要高度重视立卷归档工作,兼职档案人员和教学秘书等立卷人应认真对待归档工作,严格按照《中华人民共和国档案法《高等学校档案管理办法》《402永利客户端档案管理办法》的规定,将本单位、部门2019年度在各项工作活动中形成的对学校有保存价值的各种材料收集整理立卷后,按照纸质、电子双套制档案的要求,及时归档,做到材料齐全完整、整理规范、目录完备。归档材料包括纸质文件、照片、实物、声像、电子文件等各种形式文件。

(二)按照《402永利客户端档案管理办法》附件1)要求,请各单位根据机构变动和岗位调整情况,重新确定新一届本单位分管档案工作的处级领导和兼职档案员,负责本单位档案材料的收集、整理和归档工作。档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,热爱档案事业。分管档案工作领导必须为处级领导,兼职档案员一般由部门秘书和立卷人担任。请各部门、单位于2020年4月20日前报送分管档案工作领导及兼职档案员名单(附件2),电子版请发送校园网OA邮箱党政办邓欢,纸质版送交相思湖校区图书馆附楼4楼综合档案室。

(三)归档材料必须做好档案移交目录清单(附件3),清单一式二份,经分管档案领导审核签字并加盖部门公章。移交档案的同时提交档案移交清单。

二、归档范围

(一)请各部门、单位按照《402永利客户端各部门归档范围和保管期限表》(附件4)要求,按时完成本单位的归档工作。

(二)归档的文件材料包括纸质文件材料和以移动硬盘(光盘)为载体的电子文件、声像文件等材料(如:电子文稿、数码照片、数码视频、数码录音等)毕业生集体照(照片专业冲晒版及电子版各一套)、部门重要活动照片(电子版)应收集归档。

(三)集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品,均应归档。

(四)2019年以前应归档而尚未归档的重要文件材料。

三、立卷移交

(一)各部门、单位归档人员按立卷归档流程要求(附件5)将纸质文件材料收集整理送交档案室,经综合档案室专职人员检查合格后办理档案移交手续。

(二)各部门、单位按要求将收集整理好的电子文件、电子照片、录音、录像等,用移动硬盘(光盘)备份,移交档案室鉴定归档或通过校园网OA邮箱发送给党政办甘萍。归档的电子文件只接收(PDF格式);电子照片(JPG格式)并请标注拍摄时间、地点、事件、重要人物等要素。

(三)党群、行政、教学类档案移交黄老师;财会、科研、出版、外事、实物类档案移交邓老师;基建、设备类档案移交秦老师;电子文件、声像类(录音、录像、照片等)档案移交甘老师。

四、归档时间

学校各部门、单位档案材料的归档时间为2020年4月至5月(见附件6),请认真做好归档工作。

在归档过程中如有疑问,请及时与大家联系,大家将竭诚为大家服务,帮助解决归档过程中遇到的各种问题,以确保归档移交到档案室的文件材料齐全完整、标准规范。

联系电话:0771-3395893

 

附件:

1.关于印发《402永利客户端档案管理办法》的通知(桂财院发〔2019〕288号);

2.各单位分管档案工作领导及兼职档案员名单统计表;

3.档案移交清单;

 4.各单位归档范围和保管期限表;

 5.立卷归档流程;

6.档案移交安排表。

 

                                                           党委(校长)办公室

                                                              2020年4月15日


附件:
附件2.各部门档案工作分管领导和兼职档案员统计表.xlsx
附件3.档案移交清单.doc
附件1.关于印发《402永利客户端档案管理办法》的通知(桂财院发〔2019〕288号).doc
附件4.各单位归档范围和保管期限表.zip
附件5.立卷归档流程.doc
附件6.档案移交安排表.docx
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